ECMind GmbH

Nachbereitung Erstgespräch: Die ersten Schritte.

Der erste wichtige Schritt ist getan: Das geplante Enterprise Content Management (ECM)-Projekt wurde grob umrissen, Richtung und Ziel stehen fest. Nun soll der Plan konkretisiert werden. Doch bei den Tausenden von Schritten, die nun anstehen, mit welchen fängt man am Besten an?


Gesamtbestand aller Dokumente erfassen.

Die Grundvoraussetzung für ECM und da insbesondere dem Dokumenten-Management-Teil (DMS) ist eine klare Vorstellung dessen, welche Dokumente überhaupt vorhanden sind. Es gilt also, den Gesamtbestand zu erarbeiten. Keine Kleinigkeit, sondern aufwendig. Dennoch äusserst hilfreich, um einen ersten Eindruck vom Projekt zu bekommen: Wie umfangreich soll das Archiv sein? Welche Dokumente müssen im Original behalten werden? Wer archiviert wann, was und warum?

Da dies die Grundlage für das spätere Gesamtprojekt darstellt, hier beispielhaft einige Kriterien, wonach die Dokumenten-Typen-Sammlung zusammengestellt wird:


Projektvorgehen definieren.

Nachdem Sie sich die Basis für Ihr zukünftiges ECM-Projekt geschaffen haben, geht es im zweiten Schritt um das konkrete Projektmodell. Und hierbei um die Frage, mit welchen Mitteln das ECM-System umgesetzt werden soll. Welche Methode des Projektmanagements hat sich bei Ihnen bewährt: Hermes, Kanban, Scrum? Aufbauend auf Ihren Erfahrungen legen wir gemeinsam die Kommunikationsstrategie fest, inklusive die Verantwortlichkeiten.

Dabei hat es sich bewährt, für die Projektleitung ein Team einzusetzen: Als externer Projektleiter wäre dies Ihr ECMind-Berater, intern empfiehlt sich eine einzige Person als Gesamtprojektleitung. So ist eine direkte und unmittelbare Kommunikation gewährleistet.

Und noch ein Tipp: Um eine realistische Vorstellung der zeitlichen Umsetzung zu bekommen, prüfen Sie unbedingt die technischen und personellen Voraussetzungen. Ist auch niemand der Verantwortlichen im Urlaub, wenn es um die konkrete Umstellung geht? Können Sie laut Ihrem Terminkalender genügend Zeit für das Projekt einplanen? Sind die notwendigen Räumlichkeiten vorhanden und verfügt Ihre IT über ausreichend Server-Kapazitäten? Mit unserer Erfahrung unterstützen wir Sie gern dabei, alle relevanten Punkte bei der Planung zu berücksichtigen.