ECMind GmbH

Mit ECM die Attraktivität für Mitarbeitende steigern

New Work, Smart Work oder Arbeiten 4.0: Sich verändernde Arbeitskulturen sind in aller Munde. Sie zeichnen sich aus durch flexible Arbeitszeiten und -orte, den vermehrten Einsatz von IT-Software für Arbeitsprozesse oder auch durch selbstorganisierte Teams ohne Führungskräfte. Einige Beispiele finden sich bei der Verleihung des New Work Award 2017, welcher von der Karriereplattform Xing vergeben wird.

In vielen Schweizer Unternehmen sind Vertrauensarbeitszeit, Home Office und Teilzeitmodelle bereits angekommen. Damit kommen sie den Wünschen insbesondere jüngerer Arbeitnehmender entgegen, welche Beruf und Privates flexibel miteinander verbinden möchten. Etwa, um Zeit für die Kinder zu haben oder einem Hobby nachzugehen.


ECM als digitaler Helfer

Die Voraussetzung für flexibles Arbeiten ist eine kreative und individuell angepasste IT-Infrastruktur. Um von überall auf Dokumente und Arbeitsprozesse zugreifen zu können, benötigen die Unternehmen und Behörden klug durchdachte und leistungsstarke Software. Hier kann ein Enterprise Content Management (ECM)-System seine ganze Kraft entfalten. Angefangen vom permanenten Zugriff auf alle notwendigen Dokumente über zielgerichtete Kommunikationswege und ganze Arbeitsprozesse, welche digital abgebildet werden.

Nehmen wir als Beispiel einen teilautomatisierten Prozess, orts- und zeitunabhängig durchführbar: Sie möchten alle Vertragsanpassungen, die noch nicht freigegeben sind, in einer Übersicht an Ihren Vorstand schicken. Früher hätten Sie sich wohl für eine lange Zeit in Papierbergen oder digitalen Ordnern vergraben, um dann händisch alles zusammenzutragen. Ein ECM-System ermöglicht es Ihnen, automatisiert nach den notwendigen Informationen zu suchen - in diesem Fall alle nicht-freigegebenen Vertragsanpassungen -, diese auszugsweise in Word zusammenzutragen und daraus PDFs zu erzeugen. Diese werden im nächsten Schritt automatisch zusammengefasst, so dass Sie nach wenigen Minuten ein kompaktes Gesamt-PDF mit allen notwendigen Informationen an den Vorstand senden können.


Mehr als nur Familienfreundlichkeit

Sie sehen: Sie haben sich nicht nur den Arbeitsweg gespart, sondern auch enorm viel Zeit. Teilautomatisierte Prozesse wie diese lassen sich von jedem Ort aus starten. Ihren Mitarbeitenden bieten Sie mit einer derartigen IT-Infrastruktur moderne und zeitgemässe Arbeitsplätze, welche die Mitarbeiterbindung stärken und auch deren Produktivität steigern kann. Einige Schweizer Unternehmen haben übrigens das öffentlichkeitswirksame Potenzial von New Work erkannt und sich zur Initiative work smart zusammengeschlossen, die u.a. Informationen über die neuen Arbeitsstrukturen anbieten.