ECMind GmbH

Projektinitiierung: Warum es sich lohnt, klein anzufangen

                     

Zu Beginn der Implementierung Ihres neuen DMS-Systems warten tausende Herausforderungen darauf, gelöst zu werden. Um von der Masse nicht überwältigt zu werden, stellt sich die Frage: Womit eigentlich starten?

Passendes Startprojekt finden

Die Vorbereitungsphase ist abgeschlossen und es geht an die Umsetzung. Doch den einen Startknopf, der alle Räder auf einmal in Gang setzt, gibt es nicht. Daher liegt es an Ihnen, zu entscheiden, an welcher Stelle Sie konkret mit der Implementierung beginnen möchten.

Ihr Management wird vielleicht darauf pochen, direkt mit der grossen Lösung zu starten. Sollte Ihr Bauchgefühl allerdings dazu neigen, sich eher langsam an das neue System herantasten zu wollen, dann möchten wir Sie darin bestärken. Denn nach unserer Erfahrung eignen sich Teilprojekte mit einem überschaubaren Nutzerkreis optimal dafür, ein neues System kennenzulernen und aus dieser Phase für den Gesamtprozess zu lernen.

Kleiner Aufwand, grosser Nutzen

Wir haben zwei fiktive Beispiele ausgewählt, um Ihnen ein solches Teilprojekt zu veranschaulichen. Nehmen wir als Erstes einen Konzern aus der Textilbranche. Das finale DMS-Projekt soll alle Daten der Debitoren und Kreditoren in einem gemeinsamen Archiv zusammenfügen. Die Projektleitenden entscheiden sich jedoch dafür, zuvor die DMS-Software in einem Teilprojekt im Personalmanagement einzusetzen.

Die Vorteile: Eine Gruppe Mitarbeitender aus dem Personalbereich nutzt nun bereits intensiv DMS und gewöhnt sich an die Software innerhalb der eigenen Arbeitsprozesse. Ebenso die Projektleitenden, die ihnen betreuend zur Seite stehen. Zudem haben die restlichen Mitarbeitenden die Möglichkeit, z.B. ihre Lohnbelege über das neue System abzurufen. Diese Vorgänge können auch im Intranet erfolgen. Ausserdem können sie Spesenquittungen, Bankbelege oder Rechnungen über mobile Anwendungen erfassen. Diese Dateien werden automatisch hochgeladen und dem spezifischen Spesenkonto zugeordnet.

Hiermit hätten wir ein ideales Beispiel, um eine grosse Anzahl von Menschen mit der neuen DMS-Software erstmalig in Kontakt zu bringen und eine kleine Gruppe hat die Möglichkeit, sich in konkreten Prozessen damit auseinanderzusetzen/anzufreunden. Die Projektleitung kann in der Folge konkreter einschätzen, in welcher Geschwindigkeit und in welchen Teilschritten das finale Projekt vorangetrieben wird.

Testfall für Spezialbedürfnisse

Auch in unserem zweiten, fiktiven Beispiel profitieren viele Menschen von dem Teilprojekt, während ein kleiner Kern im Umgang mit der Software geschult wird. Stellen wir uns eine grössere Gemeinde vor, welcher ein DMS-Projekt für die Zentralisierung aller Einwohnerdienste umsetzen möchte. Bevor die Behördenleitung das neue Gesamtsystem implementiert, setzt sie in einem Teilprojekt die digitale Erfassung ihres historischen Archivs um. Dieses enthält u.a. Fotos, Chroniken, Urkunden sowie physische Artefakte wie eine Münzsammlung und einige Bergbaumaschinen.

Hierbei handelt es sich zwar nicht um das Kerngeschäft der Gemeinde, nichtsdestotrotz müssen die bisherigen PDF-Sammlungen und Excel-Listen für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Also schult die Projektleitung die Archiv-Verantwortlichen im Umgang mit dem DMS, so dass diese das Hybrid-Archiv digital zusammenführen können. Die Bürger und Bürgerinnen können das Archiv nun ebenfalls digital einsehen.

Insbesondere für derartige Spezialbedürfnisse eignet sich eine Spezialsoftware, die unabhängig von den übrigen Programmen und Prozessen läuft. Die Programmierung einer oder mehrerer Schnittstellen ist in einem solchen Fall nicht notwendig und das neue DMS kann sofort im überschaubaren Rahmen getestet werden.  

Fazit

Wenn Sie mit einem Teilprojekt starten, bei dessen Auswahl wir Sie gern beraten, spüren Sie einerseits unmittelbare Verbesserungen und machen Sie sich andererseits mit der neuen Software vertraut. Die sofortige, positive Wirkung auf Arbeitsprozesse wird Ihre Mitarbeitenden begeistern und das Management mit messbare Erfolgen beeindrucken. Ausserdem sammeln Sie erste Erfahrungen und können im Anschluss besser abschätzen, wie komplex das DMS-Projekt tatsächlich wird.