ECMind GmbH

ECMind bei den OS-Informationstagen in Konstanz                     

Es ist Donnerstag, der 06. Juli 2017, und die Sonne scheint, als hätte sie nie etwas anderes getan. Roland Koller befindet sich am schönen Rheinufer in Konstanz. Doch anstatt im Biergarten den Sommer zu geniessen, erzählt er im Tagungsraum des OPTIMAL SYSTEMS Standorts von Projekten, Kommunikation und Systemen.

Die jährlichen enaio-Tage stehen unter dem Motto "Effiziente Lösungen für die Öffentliche Verwaltung". Eine wichtige Entwicklung in der Branche, die das papierbasierte Arbeiten in die digitale Ära führt. Das Publikum setzt sich zusammen aus Mitarbeitenden der Öffentlichen Verwaltung Baden-Württembergs, aus Städten und Kommunen. Ausserdem sind Kunden und Partner von OPTIMAL SYSTEMS vor Ort.

Die ECMind GmbH darf da natürlich nicht fehlen. Wir bedanken uns an dieser Stelle ganz herzlich bei OPTIMAL SYSTEMS für die Einladung. Der Vortrag unseres Geschäftsführers trägt den Titel „Projektvorgehen bei der Einführung von DMS in der Öffentlichen Verwaltung.“ Er erzählt davon, wie man das Grossprojekt Dokumenten-Management-System (DMS) strategisch klug angehen könnte.

Die Schritte zum Erfolg

Und das funktioniert - unserer Erfahrung nach - folgendermaßen am Besten: Zuerst holt man alle Mitarbeitenden mit ins Boot. Zur Eingewöhnung empfiehlt es sich, mit kleinen Projekten zu starten. Ein häufiges Problem ist die missverständliche Kommunikation zwischen Beratenden und Projektverantwortlichen. Hier gilt es unter anderem, eine gemeinsame Sprache zu finden. Geht es dann an’s Eingemachte, nämlich das tatsächliche Projektmanagement, sollten die Ziele, die Methode und die Plattformen einmal festgelegt und dann konsequent beibehalten werden. Denn die Einführung des eigentlichen Systems ist schon Arbeit genug, Verzettelung auf dem Weg dorthin zu vermeiden, schont Zeit und Nerven.

Das Publikum geht an diesem schönen Sommerabend hoffentlich informierter und auch motivierter nach Hause. Die Digitalisierung in den eigenen Strukturen umzusetzen ist für alle Beteiligten eine Herausforderung. Eine, die wir gerne annehmen.