ECMind GmbH

Entwurfsmuster Google Mail: GMail-Archivierung in enaio®

Soll die flexible GMail-Cloud-Anwendung mit der verlässlichen Langzeitarchivierung von E-Mails in enaio® kombiniert werden, können Sie gerne auf das Entwurfsmuster zur GMail-Archivierung aus unserem Hause zurückgreifen. Es handelt sich um ein an Ihre Betriebsbedürfnisse individualisierbares Framework auf moderner HTML 5.0-Technologie.


Die GMail-Archivierung wird für Ihre User im Chrome Web Store hinterlegt. Von dort aus kann die Extension in Ihrer GSuite verteilt und gepflegt werden. Beim ersten Ausführen kann der User sein hinterlegtes GMail-Firmenkonto auswählen.

Danach kann der User der Chrome-Erweiterung sein Vertrauen aussprechen. Automatisch werden dabei zwei (konfigurierbare) Labels angelegt: "zu archivieren" und "archiviert".

Hier unsere Beispiel-E-Mail. Diese senden wir aus MS Outlook an das GMail-Konto. Der GMail-User wird diese dann in enaio® archivieren.

So sieht die E-Mail in GMail aus...

... und so kann die E-Mail ganz einfach der Archivierung zugeführt werden.

GMail hat in diesem Fall die E-Mail in das Label verschoben. Wenn der individuelle Workflow nicht vorsieht, die E-Mail damit schon abgearbeitet zu haben, kann die E-Mail zur Archivierung auch lediglich mit dem Label markiert werden.

Die Chrome-Extension, welche ECMind in Projekten als Entwurfsmuster einsetzt, erlaubt es die "zur Archivierung" markierten E-Mails einzeln oder gesammelt an enaio® zu senden. Bei Bedarf kann hier eine direkte Verschlagwortungsmaske, fachliche Zuordnung oder Workflow-Anweisung hinterlegt werden.

GMail-Nachrichten, die so in enaio® archiviert wurden, werden automatisch "umgelabelt" und stehen dann unter dem Label "archiviert" zur Verfügung. Zusätzliche Labels werden davon nicht beeinflusst, das "archiviert"-Label lässt sich selbstverständlich im hier gezeigten Entwurfsmuster konfigurieren.

Die Anbindung an enaio® erfordert es nicht, dass enaio® aus dem Internet erreichbar ist. Lediglich der (interne) Chrome-Browser überträgt E-Mail-Objekte aus Ihrer GMail-Cloud in das sichere E-Mail-Archiv von enaio®. Die Autorisierung erfolgt im Standard per NTLM. Die E-Mail erscheint sogleich in enaio® und erlaubt dort die Weiterverwendung in Dossiers und Workflows.

Das hier gezeigte Entwurfsmuster der GMail-Archivierung hinterlegt die Standard-E-Mail-Metadaten. Weitere Felder lassen sich im Projekt definieren.

Die Ablage erfolgt im Standard RFC-822 und die Lesbarkeit ist damit dauerhaft sichergestellt. Alle Anhänge und eingebetteten Elemente werden kombiniert mit abgelegt und in der enaio® Dokumentvorschau angezeigt.

Selbstverständlich sind E-Mail-Inhalte via enaio® auch im Volltext recherchierbar.


Wenn Sie Fragen zum hier gezeigten Entwurfsmuster haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Für Fragen zur Lizenzierung von enaio® zusammen mit unserem GMail-Archivierungs-Entwurfsmuster wenden Sie sich bitte an Ihren enaio®-Vertriebspartner.