ECMind GmbH

Kommunikation im Projekt: (un)möglich?

Die Einführung eines DMS-Projektes verlangt nicht nur strategisches Projektmanagement, fachliches Know-How und motivierte Mitarbeitende, sondern insbesondere eine gemeinsame Sprache. Doch mit der Kommunikation hapert’s manchmal gewaltig!

Seien wir ehrlich: Wir verstehen uns nicht. Und damit ist nicht die Sympathie gemeint oder eine Fremdsprache, sondern die alltägliche Kommunikation im Berufsalltag. Kommen ECM-Berater und Projektverantwortliche zusammen, können in den Köpfen schon mal Fragezeichen auftauchen. Wie hat sie das gleich nochmal genannt? Was meint er mit diesem Begriff? Sprechen wir eigentlich von derselben Sache?


Sicherlich kennen Sie die Situation, in der Sie mit Kollegen und Kolleginnen über Fachinterna sprechen. Sie benutzen dieselben Begriffe, alle wissen, wovon der oder die andere spricht, kein Problem. Nun möchten Sie die Situation abends einem Freund schildern und bemerken: er versteht die organisationsinternen Begriffe nicht oder interpretiert sie komplett anders. Dasselbe gilt für Berater und Projektleitende. Wir nutzen eine unterschiedliche Sprache, um dieselben Dinge zu beschreiben.

Es gilt hier also, zu Beginn eines jeden Projekts eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis zu finden. So stellen wir sicher, dass wir auf dasselbe Ziel zuarbeiten. Die Gefahr, Fehler zu machen, in Verzug zu geraten oder andersartig Frust zu erzeugen, wird beseitigt. Ausserdem sorgt es dafür, dass Sie als Projektverantwortliche zu DMS-Experten werden. Wenn wir technische Prozesse auf dieselbe Weise beschreiben und alle Seiten wissen, wie der Rechtsanspruch in gewissen Situationen aussieht, dann profitieren Sie langfristig von unserer Zusammenarbeit.


Die Lösung: Bilder, Orte und Papier

Wie finden wir also die gemeinsame Sprache? Eine Möglichkeit, die sich bewährt hat, ist es, mit sogenannten Wireframes zu arbeiten. So nennt man Masken von Prototypen, auf denen sich Szenarien darstellen lassen - unabhängig vom Live-System. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Wie Sie die Vorgänge beschreiben und wie wir sie bezeichnen, lässt sich in Wireframes konkret auf einen gemeinsamen Nenner bringen.

Diese visuelle Verständigung spart Zeit und beugt Missverständnissen vor. Und nebenbei erfahren wir relevante Informationen, die noch nicht auf der Tagesordnung standen. In dem Arbeitsprozess fehlt die Rechnungskontrolle? Gut, dass wir darüber gesprochen haben!

Andere Möglichkeiten, eine gemeinsame Sprache zu finden, sind Ortsbegehungen und das gute alte Papier. Vor Ort die bestehenden, analogen Arbeitsprozesse mit den beteiligten Mitarbeitenden durchzugehen, führt oftmals zu Aha!-Momenten. Wichtiges wird nicht vergessen. Workflows und Abläufe lassen sich zudem leichter richtig aufnehmen, wenn reale Beispiele vorliegen und nicht nur theoretisch über Dokumenten-Management und Workflow gespochen wird.


Ein Tipp zum Schluss

Bevor wir in das Projekt starten, sorgen wir also dafür, dass wir dieselbe Vorstellung vom Ziel haben wie die Projektverantwortlichen. Wenn nur theoretisch darüber gesprochen wird, kann es sein, dass Ihre Bilder im Kopf sich grundlegend von unseren Bildern unterscheiden. Und wenn wir eines nicht wollen, dann ein Projekt umsetzen, welches auf Missverständnissen beruht. Wir raten Ihnen daher, diese zusätzlichen Zeit- und Personalaufwände in die Initiierungsphase mit einzuberechnen.