ECMind GmbH

Das ECM-System der Zukunft: mobil als Webanwendung oder App

Im privaten Alltag haben sich Smartphones und Tablets längst etabliert. Und auch im Berufsleben sind sie nicht mehr wegzudenken. Das Potenzial für ECM-Anwendungen ist riesig. Leistungsstark, mobil und jederzeit verfügbar.

Mit Einführung des iPhones von Apple vor nun über zehn Jahren begann der Siegeszug der Smartphones, später um andere Hersteller wie Samsung und HTC und Android-Betriebssysteme erweitert. Das iPad, das drei Jahre später auf den Markt kam, brachte dem Tablet-Markt den Durchbruch. Seitdem konkurrieren zwei Technologien um die Aufmerksamkeit der Nutzer: mobil optimierte Webseiten und Apps.

Aufgrund reduzierter Bildschirmgrössen und unhandliche Texteingaben - weil beispielsweise die externe Tastatur bewusst fehlt - lassen sich Geschäftsanwendungen mit umfangreichen Tabellen oder informationsintensiven Übersichten nicht funktionsgleich auf die mobile Anwendung überführen. Denn eine solche soll den Nutzer intuitiv führen und die Prozesse mobil optimieren. Um also ein Tablet oder Smartphone für ECM-Projekte zu nutzen, ist es notwendig, die Geschäftsprozesse neu zu denken.

Starkes Recherche- und Analysetool

In ECM-Anwendungen tätigt man dafür einerseits umfangreiche Eingaben, die die Basis für spätere Prozesse legen. Andererseits  versetzt man das System in die Lage, gewisse Abläufe selbständig zu erkennen und im Vorfeld zu selektieren. Das erspart während der tatsächlichen Nutzung wertvolle Recherche-Zeit. Daten, die bereits erfasst wurden, erleichtern die Prozesse und lässt sie anschaulicher und einfacher bedienen. Projektverantwortliche entscheiden im Vorfeld, welche Eingaben überhaupt vorgenommen und automatisch recherchiert werden sollen.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen im Zug von Zürich nach Bern, auf dem Weg zur nächsten Bereichsleiter-Sitzung. Die Unterlagen dafür befinden sich auf Ihrem Tablet. Ohne danach zu suchen, klicken Sie auf ‚Dokumente für nächste Sitzung herunterladen‘ und haben die richtigen Unterlagen vor Augen. Ihr ECM-System weiss aufgrund des Datums und der Uhrzeit, welche Sitzung als nächstes ansteht, und versorgt Sie mit den notwendigen Informationen.

Im zweiten Fall möchten Sie Wartungsarbeiten an Maschinen im Werksgelände dokumentieren. Sie  zücken Ihr Tablet oder Smartphone, um Fotos der Ojekte vor Ort zu schiessen. Aufgrund der Gerätesensorik Ihres mobilen Begleiters und der Bestandsdaten im Umfeld des ECM werden durch die Anwendung zum Bild zahlreiche Metadaten automatisch verknüpft. Um welchen Standort es sich handelt (GPS-Daten o. ä.), wer für den Bau verantwortlich ist (Stammdaten des ERP), in welchem Stockwerk die Wartungsarbeiten aufgezeichnet wurden (aktueller Knoten im Unternehmens-WLAN), usf. Zusätzliche Eingaben Ihrerseits sind nicht notwendig.

In beiden Fällen sind die Geschäftsprozesse detailliert analysiert und mobil neu aufgesetzt worden. Oftmals verlässt man damit gewohnte Pfade und findet neue Lösungen für alte Probleme. Über Web-Applikationen lassen sich entsprechende Daten sofort Ihr ECM einbetten.

Blick in die Glaskugel

Ob Sie Ihre ECM-Anwendung in Webseiten-Applikationen oder Apps überführen, bleibt Ihnen und Ihrem Nutzerverhalten überlassen. Unsere Prognose für den gesamten Markt lässt Apps langfristig verschwinden, denn wir glauben, dass webbasierte Applikationen sich durchsetzen werden. Dessen Vorteil liegt darin, dass sie nicht installiert werden müssen, sondern ad hoc und für viele Plattformen zugleich verfügbar sind. Web-Applikationen angrezender Prozesse lassen sich ausserdem schnell miteinander kombinieren. Die Domäne der Apps bleibt hingegen noch eine Weile die tiefere Integration in die Hardware und der Zugriff auf deren Funktionen. Diverse Bemühungen von Apache (Cordova), Google (Progressive Web Apps etc.) und viele anderen Playern weichen die Grenze aber immer mehr auf. 

Bevor Sie nun entscheiden, wie Sie Ihre Geschäftsanwendungen auf die mobile Zukunft vorbereiten und was für Ihre Prozesse und Anwendungen am Besten passt - Webapplikationen oder Apps - lassen Sie uns darüber reden. Denn wie so oft gilt auch hier, dass nur die individuelle Entscheidung die beste Lösung sein kann.