ECMind GmbH

Die wichtigsten Fragen für das Erstgespräch

04.04.2016

Für den Start unseres Blogs haben wir uns ein Thema ausgesucht, welches für viele Anwender den ersten großen Schritt ins digitale Zeitalter markiert: Das Erstgespräch mit dem ECM-Berater. In diesem Blogpost, wie auch in den folgenden, möchten wir Ihnen konkrete Tipps für die Berufspraxis an die Hand geben und unser Wissen über ECM mit Ihnen teilen. Wir freuen uns über Feedback, Ihre Fragen oder auch Themenvorschläge. Und los geht's mit dem ersten Beratungsgespräch.

Sie haben sich dazu entschieden, auf ein Enterprise Content Management-System (ECM) umzusteigen? Glückwunsch! Nun steht der erste Termin mit Ihrem ECM-Berater an. Wir verraten Ihnen, wie Sie sich am Besten darauf vorbereiten.

Zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht notwendig, alle Computerprogramme oder Mitarbeiterzahlen herauszusuchen. Denn zu Beginn benötigt Ihr Berater vor allem Antworten auf drei Fragen:

  1. Welches konkrete Anliegen haben Sie?
  2. Wie umfangreich soll das Projekt werden?
  3. Haben Sie den Rückhalt der Geschäftsführung bzw. der Behördenleitung?

Diese drei Punkte sind das Herz und Fundament jeder Beratung. Denn im ersten Gespräch geht es nicht darum, einen Prototypen zu bauen. Sondern darum, den Rahmen für das Projekt abzustecken.

1) Welches konkrete Anliegen haben Sie?

Ihr Berater muss wissen, für welches konkrete Problem Sie eine Lösung suchen. Hakt es in der Qualitätskontrolle oder im Einkauf? Und warum hakt es dort? Gehen Sie ins Detail und überlegen Sie, welche Ursache Ihrem Problem zugrunde liegt.

2) Wie umfangreich soll das Projekt werden?

Die Problemanalyse führt zum nächsten wichtigen Punkt: der Konkretisierung des Projektumfangs. Betrachten Sie dafür Ihre Fragestellung von so vielen Seiten wie möglich. Möchten Sie einen spezifischen Fall lösen oder nach und nach ein komplexes ECM-System aufbauen? Möchten Sie Ihre bestehende Methode lediglich verändern oder bedarf es einer neuen Komplettlösung? Manchmal ist die Spitze des Eisbergs tatsächlich der ganze Eisberg. Oft liegen jedoch weitere Eisschichten unter der Oberfläche verborgen.

3) Haben Sie den Rückhalt der Geschäftsführung bzw. der Behördenleitung?

Ganz gleich, ob Sie ein großes oder kleines ECM-System planen - nichts geht ohne das „Ok“ des leitenden Managements. Um sicher zu gehen, dass das Projekt tatsächlich umgesetzt wird, holen Sie sich besser vor dem ersten Beratungsgespräch die offizielle Bestätigung ein.

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, steht einem erfolgreichen Erstgespräch nichts im Weg. Und noch ein Tipp: Um in diesem frühen Stadium nicht zu viel Skepsis zu säen, laden Sie zu diesem Gespräch am Besten nur den engsten Projektkern ein.