ECMind GmbH

Hol-Schulden in Bring-Schulden umwandeln

28.04.2016

Im Alltag eines ECM-Beraters tauchen gewisse Kundenprobleme immer wieder auf. Egal ob Mittelständler, Industrieunternehmen oder Behörde: Sie alle kämpfen mit ähnlichen Herausforderungen. Wir erzählen in loser Reihenfolge davon und zeigen Ihnen konkrete Lösungsvorschläge mithilfe von ECM-Systemen auf. Heute geht es um die Minimierung von Fehleranfälligkeiten in der Dokumentenverwaltung mit Hilfe eines DMS.

Wer mehr als eine Handvoll Mitarbeiter beschäftigt und mehr als ein Dutzend Verträge und Dossiers verwaltet, der stösst im Laufe der Zeit unweigerlich an Grenzen. Ein klassisches Beispiel ist die Verwaltung von Dokumenten.

Folgende Situation begegnet uns häufig: Mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Vertrag, nehmen Änderungen vor, schicken ihn an Kunden, erhalten ihn zurück, bearbeiten ihn erneut - jedoch ohne sich mit den Kollegen abzusprechen. Folglich sind veraltete Vertragsversionen im Umlauf und landen mitunter sogar beim Kunden. Äusserst unangenehm.

Ein Dokumenten-Management-System (DMS) würde hier Schlimmeres verhindern. Denn es wandelt Hol-Schulden der Mitarbeiter in Bring-Schulden des Systems um. Das bedeutet: Die einzelnen Mitarbeiter brauchen sich nicht ständig gegenseitig zu informieren. Stattdessen wird jeder Einzelne automatisch darüber benachrichtigt, welche Änderungen vorgenommen wurden oder welcher Vertrag aktuell und freigegeben ist.

Den Überblick bewahren

Ähnlich verhält es sich mit den Inhalten. Mitunter kommt es vor, dass alte Passagen, die auf keinen Fall in den neuen Vertrag dürfen, dennoch übernommen werden. Aus Versehen, aus Unwissenheit oder aus reiner Vergesslichkeit. Denken Sie etwa an den Oster-Rabatt, den Sie sicherlich nicht erneut zu Weihnachten verschicken möchten. Ein DMS würde Sie und Ihre Mitarbeiter vor solchen Missgeschicken bewahren. Denn es speichert Versatzstücke für Verträge zentral, sperrt inzwischen nicht mehr gültige Passagen und verwaltet so die Verträge automatisch für alle Beteiligten.

Oder nehmen Sie das Personaldossier. Wie Sie wissen, darf dieses ausschliesslich von einzelnen Personen eingesehen werden - etwa vom Geschäftsführer, den Personalmitarbeitern und dem Mitarbeitenden selbst. Doch wer behält den Überblick? Darüber, wer welche Lese- oder Bearbeitungsberechtigung hat und für welchen Zeitraum diese gilt? Ein DMS sorgt automatisch dafür, dass die Berechtigungen korrekt zugeordnet sind.

Unserer Meinung nach ist die Umwandlung von Hol- in Bring-Schulden eines der Hauptargumente für DMS-Systeme. Denn so minimieren Sie Anfälligkeit für menschengemachte Fehler erheblich und lassen stattdessen das elektronische System für Sie arbeiten.