ECMind GmbH

Motivierte Mitarbeiter als Erfolgsbasis

10.10.2016

Wir sprachen bereits über Ängste und Vorurteile Ihrer Mitarbeiter, die auf Sie zukommen können, wenn Sie Ihre ECM-Pläne öffentlich machen. Nun liefern wir Ihnen Argumente, um dem Widerstand angemessen zu begegnen.

Die Technikresistenten

Wenn Sie denjenigen Mitarbeitern, die neuer Technik reserviert gegenüber stehen, zeigen, was man alles damit machen kann, nehmen Sie ihnen die Angst vor dem Neuen. Wenn Sie Ihnen beispielsweise zeigen, welchen persönlichen Nutzen das System für ihre tägliche Arbeit hat, würden Ihre Mitarbeiter erkennen, wo sie Zeit einsparen oder sich Gedankenstützen bauen können. Wichtig ist: Sichern Sie Ihren Mitarbeitenden zu, dass Sie auf kompetente Hilfe bei technischen Fragen zählen können, und dass Sie sicherstellen werden, dass die Anwender nicht allein gelassen werden mit dem neuen System.

Die Jobklammerer

Es gibt sie, die Menschen, die eine realistische Angst davor haben, ihren Job aufgrund eines ECM-Systems zu verlieren. Doch tatsächlich ist dies ein verschwindend geringer Teil. Mitarbeiter etwa, die täglich mit dem Postwagen durch die Gänge fahren und die Hauspost persönlich verteilen, gibt es nur noch vereinzelt. Wenn Sie für diese Mitarbeiter jedoch eine neue Aufgabe finden, nehmen Sie ihnen die Verlustangst.

Die Ablagefanatiker

Die Furcht, das eigene Ablagesystem ganz umsonst erschaffen zu haben, lässt sich entschärfen, wenn Sie die bewährten Ideen Ihrer Mitarbeiter in das neue System einfliessen lassen. Deren praktische Lösungsansätze und Kreativität müssen nicht verloren gehen. Stellen Sie sicher, dass sich alle angehört und ernst genommen fühlen, und beachten Sie die gewünschten Ablagekriterien - das Verständnis dafür, dass am Ende nicht jede persönliche Lösung in das neue ECM-System übernommen werden kann, kommt dann zumeist ganz von allein.

Die Kontrollskeptiker

Entgegen der Befürchtung, dass ein DMS oder ECM-System einen Mitarbeiter bei jedem Arbeitsschritt kontrollieren würde, ist das genaue Gegenteil der Fall. Denn die Mitarbeiter können so zeigen, was sie bereits alles geschafft haben. Das elektronische System zeigt unmittelbar auf, welche Akten bearbeitet wurden. Sie vermitteln zusätzlich ein Gefühl der Sicherheit, wenn Sie darstellen, dass Ihre Mitarbeiter mit einem ECM-System noch fehlerfreier und somit qualitativ hochwertiger arbeiten werden.

Und noch ein Tipp zum Schluss

Die Motivation Ihrer Mitarbeiter steigt besonders dann, wenn Sie sie möglichst früh in den Prozess der Digitalisierung einbinden. Nehmen Sie deren Ängste ernst und besprechen Sie sie mit jemandem, der sich damit auskennt. Mit uns zum Beispiel. Und: Holen Sie die Mitarbeiter- und Fachvertretungen mit ins Boot. Je mehr direkt Betroffene Sie im Laufe des Prozesses einbinden, desto breiter wird die Basis derer, die Ihr Projekt unterstützen und schliesslich im Berufsalltag auch umsetzen.