ECMind GmbH

Steuerverwaltung des Kanton Thurgau

Projektmanager Fabian Dux erzählt vom Prozess der Digitalisierung in der Thurgauer Steuerverwaltung

Oktober 2015

   

Wie hat sich Ihr Arbeitsalltag seit der Zusammenarbeit mit ECMind verändert?

Bevor wir auf digitale Dossiers umgestiegen sind, haben wir alle Steuererklärungen in physischer Form - also auf Papier - abgearbeitet. Pro Jahr kontrollieren wir etwa 165.000 Steuererklärungen. Zusammen mit der Archivierung war das logistisch herausfordernd und äusserst aufwendig. Heute arbeiten wir mit einem papierlosen, elektronischen Steuerdossier, das von der Qualität her in der Schweiz sicher einzigartig ist. Das System ist bei den Mitarbeitern vollständig akzeptiert worden, obwohl es anfangs viel Skepsis bei ihnen gab.

     

Welche Befürchtungen hatten Ihre Mitarbeiter?

Veränderungen schüren grundsätzlich erst einmal Ängste. Und wir haben unseren Mitarbeitern mit dem Papier quasi ihr Lieblingswerkzeug weggenommen. Also musste das neue Werkzeug mindestens genauso gut sein - wenn nicht sogar besser. Hinzu kam, dass das Digitalisierungsprojekt nicht von den Mitarbeitern selbst initiiert worden ist, sondern aufgrund von strategischen Überlegungen der Leitungsebene heraus vorangetrieben wurde.

  

Wie ist ECMind mit diesem Konfliktpotential umgegangen?

Unser Projektleiter Roland Koller ist auf die Bedürfnisse und Ängste unserer Mitarbeiter eingegangen und hat gemeinsam mit ihnen nach Lösungen gesucht. Das war wichtig, denn sie sind diejenigen, die täglich mit dem System arbeiten. Ausserdem verfügen sie über wertvolles Know-How, das in die Entwicklung mit eingeflossen ist. Herr Kollers Umgang mit den Mitarbeitern mit seiner offenen und sympathischen Art ist dort gut angekommen. Er hat ihnen ein gutes Gefühl gegeben, das war sehr wichtig.

  

Wie würden Sie die Arbeitsweise von ECMind beschreiben?

Das Credo ist immer „Wir schauen, was wir machen können“. Von anderen Beratern hört man oft, dass dies oder jenes nicht machbar sei. Viele blockieren Projekte eher als dass sie einen unbekannten Weg einschlagen. ECMind hat dagegen einen sehr offenen Ansatz. Hier wird genau überlegt, was möglich ist. Und wenn unsere Wünsche mal zu gewagt waren, bekamen wir den ehrlichen Hinweis, dass es die Kosten womöglich zu sehr steigen lassen würde oder schlicht technisch nicht umsetzbar sei. Diese konstruktive Zusammenarbeit empfinden wir auch heute noch als sehr gewinnbringend.

  

Ihr Fazit nach Vollendung des Projekts?

Wir haben gemeinsam mit Roland Koller und der ECMind GmbH eine ideale Lösung für alle Steuerämter und Veranlagungsexperten gefunden, die sie im Alltag unterstützt. Es war das erste grosse Digitalisierungsprojekt unserer Steuerverwaltung und durfte daher nicht scheitern. Die Zuverlässigkeit und Qualität von Roland Koller sind einzigartig und haben massgeblich zum Erfolg beigetragen. Aus diesem Grund sind bereits ergänzende digitale Dossiers für andere Abteilungen mit ECMind umgesetzt und weitere in Planung.

  

Über das ECM-Projekt

Die Steuerverwaltung des Kantons Thurgau mit über 80 Gemeinden arbeitet seit 2011 mit enaio bzw. dessen Vorgänger OS|ECM und wird vom Prototyp an von Roland Koller betreut. Das ECM-Projekt „Full-Tax“ besteht aus digitalen Personendossiers und einem Steuererklärungs-Viewer. Dieser Spezial-Client ist exakt den Bedürfnisse der Steuerverwaltung nach implementiert. 

Mit diesem umfangreichen Digitalisierungsprojekt werden seit 2011 alle Steuererklärungen elektronisch bearbeitet und rechtssicher archiviert.