ECMind GmbH

Digitale Geschäftsverwaltung (GEVER) in Gemeinden mit Ruf GEVER

Ruf, Schlieren

Olaf Hamberger, Applikationsmanager bei der Ruf Gruppe im Unternehmensbereich Ruf Informatik, gibt Einblicke in die Zusammenarbeit mit Roland Koller von der ECMind GmbH.

August 2017


Sie bieten GEVER-Systeme für Gemeinden an. Wie hat sich deren Berufsalltag dadurch verändert?

Die von Optimal Systems, ECMind und uns entwickelte Lösung Ruf GEVER lässt die Gemeinden ihre Geschäfte digital verwalten. Damit haben diese mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. Auf besonders Interesse stösst der mobile Zugriff über Apps auf GEVER. Die Exekutiv-Mitglieder der Gemeinden nutzen dies besonders gern. Vor dem Entscheid für Ruf GEVER haben sie sich durch dicke Papierstapel gearbeitet. Heute lesen sie die Protokolle mit ihren Tablets und bereiten sich so auf die Sitzungen vor.   


Was zeichnet die Arbeitsweise von ECMind aus?

Roland Koller unterstützt uns als externer Consultant. Seine Aufgabe ist es, die Lösung zu optimieren und uns im Tagesgeschäft zu unterstützen. Er ist zu einer unserer wichtigsten Stützen geworden. Denn er löst Probleme schnell und kompetent. Da er nicht nur das konkrete Projekt kennt, sondern auch die dahinterliegende Infrastruktur, entwickelt er die Software kontinuierlich und gewinnbringend weiter. Professionelle Lösungsansätze werden zeitnah geliefert und umgesetzt. Aufgrund seiner fachlichen Kompetenz sparen wir uns weitere Abstimmungsschleifen.

 

Was ist die Besonderheit an Ruf GEVER, bei dem ECMind Sie unterstützt?

Ruf GEVER wird aufgrund der Nutzerfreundlichkeit und der Integration in die Fachanwendungen der Verwaltungen sehr gut angenommen. Beispiele dafür sind: eDossier, Sitzungsmanagement und Kreditorenbeleg. Die Lösung wird über Schweizer Rechenzentren bezogen. Daher entscheiden sich immer mehr Kunden für diese Lösung als Software as a Service. Für manche Institutionen ist der Service die führende Anwendung geworden. Hintergrund ist die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsprozesse in den Verwaltungen.

 

Ihr Fazit nach vier Jahren Zusammenarbeit mit ECMind?

Ohne die Unterstützung von ECMind wären wir nicht dort, wo wir heute stehen. Vermutlich hätten wir weniger Kunden, es gäbe weniger Funktionen im GEVER-Bereich und manche Projekte wären gar nicht erst realisiert worden. Ausserdem stellen wir immer wieder erfreut fest, dass die Kundenzufriedenheit sehr gross ist und uns die produktiven Ergebnisse der Zusammenarbeit kontinuierlich weiterbringen.

 

Wie haben Ihre Kunden die Umstellung von Papier auf Software angenommen? 

Auch wenn ein GEVER-Projekt zunächst eine Umstellung der bekannten Arbeitsprozesse mit sich bringt, so werden die Vorteile doch bald sichtbar. Die Kunden sehen nach einer Umgewöhnungsphase schnell die Vorteile und nehmen diese dankbar an. Sie benötigen weniger Zeit für die Aktenauflage und die Suche nach Dokumenten und können sich vermehrt um ihre Kernaufgaben kümmern. Beratung, Implementierung und Schulung übernimmt die Ruf Informatik. ECMind berät uns bei der technischen und funktionalen Weiterentwicklung des Service.

 

Über das GEVER-Projekt 

Ruf ist einer der führenden Informatikdienstleister der Schweiz und bietet Branchenlösungen für öffentliche Verwaltungen, Kirchgemeinden, Alters- und Pflegeheime an. Als Ergänzung zu den bestehenden Lösungen bietet das Unternehmen digitale Geschäftsverwaltung (GEVER) an. Basis ist die Software enaio von Optimal Systems. Für die Kunden wird eine einfach zu bedienende und auf Best Practice-basierende Standardlösung angeboten. Die Software wird zentral in Schweizerischen Rechenzentren betrieben. Sie bildet die dokumentenbasierten Prozesse einer Verwaltung optimal ab und wird in Zusammenarbeit mit ECMind und Optimal Systems laufend weiterentwickelt. Mittlerweile nutzen in der Schweiz über 40 Institutionen für diesen Service.